一、項目簡(jiǎn)介

    南京大學(xué)出版社成立于1984年，由教育部主管、南京大學(xué)主辦，自成立之日起，就秉承“誠樸雄偉，勵學(xué)敦行”的校訓，著(zhù)力把自己鑄造成一流的綜合性大學(xué)出版社。

    南京大學(xué)出版社原使用“復旦天翼”的編輯及發(fā)行系統，手工與財務(wù)對接，存在各部門(mén)數據與財務(wù)數據不一致的情況：比如發(fā)行倉儲的發(fā)貨客戶(hù)與財務(wù)客戶(hù)名稱(chēng)不一致、數量不一致；編輯及出版部付款單位名稱(chēng)不一致、數量不一致；單書(shū)成本結轉多結或者少結，發(fā)行倉儲庫存商品與財務(wù)產(chǎn)成品不一致等各類(lèi)情況。

    隨著(zhù)出版業(yè)務(wù)的不斷擴大及社領(lǐng)導精細化管理的目的，原有“天翼”系統已經(jīng)不能滿(mǎn)足南京大學(xué)出版社的管理需要。在經(jīng)過(guò)南京大學(xué)出版社ERP領(lǐng)導小組經(jīng)過(guò)對行業(yè)軟件的大量調研、論證及多方的客戶(hù)考察，2016年對南京大學(xué)出版社ERP系統建設進(jìn)行公開(kāi)招標。

    2016年11月，我公司中標“南京大學(xué)出版社所需ERP系統項目（招標編號：066016982371）”，為南京大學(xué)出版社提供《云章復合出版ERP系統v5.0》，實(shí)現出版社圖書(shū)、音像、電子和網(wǎng)絡(luò )出版等多元化、立體化的復合出版業(yè)務(wù)管理；提供《OA協(xié)同辦公管理系統》，實(shí)現行政辦公的全面規范化、自動(dòng)化管理；提供《云章EDI經(jīng)銷(xiāo)商數據交換系統》，實(shí)現ERP系統與京東、亞馬遜、當當、新華文軒、浙江省店、江蘇省店、湖北三新、人天書(shū)店的書(shū)目信息、庫存信息、訂單信息等在線(xiàn)業(yè)務(wù)的數據交換。

    二、實(shí)施簡(jiǎn)介

    2016年12月，云章實(shí)施團隊進(jìn)場(chǎng)，展開(kāi)前期全面的調研工作，在社領(lǐng)導和各部門(mén)的全力配合下，順利的完成了項目整體實(shí)施規劃方案、出版流程配置方案、業(yè)務(wù)應用方案、歷史數據遷移方案等。本次數據遷移需要將天翼系統內原有數據全部遷移進(jìn)云章ERP系統，雖然我們之前在上海交通大學(xué)出版社成功遷移過(guò)復旦天翼系統，但復旦天翼系統畢竟與我公司的云章出版ERP管理系統的設計理念、業(yè)務(wù)邏輯、數據關(guān)系都存在非常大的差異，經(jīng)過(guò)多次與南大社信息中心及營(yíng)銷(xiāo)部溝通和數據分析，遇到數據問(wèn)題就上會(huì )討論，形成數據調整方案就分配落實(shí)，在投入大量時(shí)間、若干次的數據試遷移和調整后，終于完成從選題、項目、三審、印前、付印、入庫到發(fā)貨、發(fā)票及收款的全流程數據遷移；并按照業(yè)務(wù)流程配置方案完成了系統的業(yè)務(wù)流程再造，系統的業(yè)務(wù)流程、單據流程、表單配置都經(jīng)過(guò)了社領(lǐng)導和相關(guān)人員的確認，于2017年10月完成項目實(shí)施的第一階段發(fā)行、倉儲、發(fā)行財務(wù)的上線(xiàn)及編務(wù)和印務(wù)的全流程打通上線(xiàn)。隨后開(kāi)始進(jìn)行材料賬和成本賬的核對，及中間狀態(tài)的數據補錄，在社領(lǐng)導和各部門(mén)相關(guān)人員的大力配合下，于2017年11月完成第二階段編輯、印制及財務(wù)的上線(xiàn)，至此，南京大學(xué)出版社ERP系統完成全面上線(xiàn)，實(shí)現了出版業(yè)務(wù)流程的規劃化、系統化管理，實(shí)現了各部門(mén)業(yè)務(wù)的線(xiàn)上協(xié)同，徹底消除了各部門(mén)之間的信息孤島，以及數據的不完整、不準確、不一致等諸多問(wèn)題，出版ERP系統全面上線(xiàn)后得到了南大社領(lǐng)導和信息化小組成員的高度評價(jià)。

    三、經(jīng)驗分享

    1、多業(yè)務(wù)流程精細化管理

    南大社不是按照一個(gè)標準的管理流程對圖書(shū)進(jìn)行出版的，而是以不同的圖書(shū)性質(zhì)和類(lèi)型來(lái)適配不同的出版流程管理，這種按不同的流程走不同的流程也是我們云章出版ERP系統v5.0的新特點(diǎn)之一，能夠很好的支持出版社多業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)現了出版業(yè)務(wù)的精細化管理。

    2、業(yè)務(wù)數據規范化管理

    社內操作人員以前使用復旦天翼系統時(shí)都能非常熟練的操作自己模塊的系統，不用考慮上下游的數據銜接問(wèn)題，所以業(yè)務(wù)數據的自主性和隨意性很大，如圖書(shū)信息均可自行修改，上線(xiàn)云章出版ERP系統以后，數據完全是一體化的，數據從選題開(kāi)始進(jìn)入系統向后自動(dòng)流轉，生產(chǎn)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節的單據數據都要經(jīng)過(guò)審核審批，確保數據的有效性和準確性，如果發(fā)現已生成的數據有誤，可以在系統發(fā)起信息修改單，經(jīng)過(guò)審批后才能修改生效，這樣能夠確保線(xiàn)上數據的結果與線(xiàn)下圖書(shū)的數據一致。

    3、各業(yè)務(wù)的全面管理

    南大社近幾年的發(fā)展速度飛快，業(yè)務(wù)的復雜性也是同行業(yè)最為復雜的出版社之一，復雜性不僅表現在市場(chǎng)類(lèi)圖書(shū)的多樣化，而且與各類(lèi)型作者及公司的業(yè)務(wù)合作也極具特色和多樣化，很多業(yè)務(wù)方式也是云章實(shí)施團隊首次遇到，我們的目標要實(shí)現各業(yè)務(wù)在ERP系統的全面管理，ERP系統既要支持不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)，還要符合不同類(lèi)型業(yè)務(wù)對應的財務(wù)規范做賬方式，在經(jīng)過(guò)與財務(wù)人員的全方位溝通后，在系統中實(shí)現了不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)支持及對應的財務(wù)賬務(wù)處理，滿(mǎn)足了南大社業(yè)務(wù)的全面管理。

    4、工作方式與習慣的轉變

    社內操作人員的操作方式和使用習慣都發(fā)生了很多變化，ERP系統剛上線(xiàn)時(shí)，有些人員很快能適應新的系統和新的工作方式，有些人員還不太適應，導致不太愿意使用系統，經(jīng)過(guò)云章實(shí)施團隊多次組織培訓、按崗位下發(fā)操作手冊、QQ群及電話(huà)給予解答、現場(chǎng)給予一對一輔導等多種方式的努力下，各部門(mén)人員逐漸適應新的系統和新的工作方式，大家也慢慢的認可我們這種全平臺一體化的ERP系統與以前局部系統的不同，在數據的完整性、一致性上有非常大的查詢(xún)優(yōu)勢，確實(shí)給工作帶了很多便利。

    四、項目總結

    經(jīng)過(guò)雙方實(shí)施團隊的共同努力，ERP系統上線(xiàn)使用后，對出版社業(yè)務(wù)的規范化、標準化、編印發(fā)財數據共享、整體工作效率的提高都有很大的幫助，對出版工作容易出現問(wèn)題的地方能夠及時(shí)發(fā)現和堵漏。在上線(xiàn)總結會(huì )上，薛總提出ERP是實(shí)現社領(lǐng)導班子精細化、規范化管理的必要工具，各部門(mén)要克服困難，耐心磨合，要與云章公司深度合作，希望在今后的使用過(guò)程中，云章公司能為我們提供更多出版社的成功經(jīng)驗，讓ERP系統發(fā)揮更大的價(jià)值。